Herramientas de productividad para gestionar tareas y notas

Escrito por el 02/06/2022.
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Para uso personal, el blog y las tareas en el trabajo he estado usando Google Docs y posteriormente Evernote. En mi flujo de trabajo estas herramientas no eran todo lo que necesitaba para la gestión de las tareas en los tres usos que les daba. De modo que he estado buscando alguna herramienta alternativa mejor adaptada a mis necesidades, dos de estas herramientas son Notion que es la que finalmente estoy usando de momento y ClickUp que es una muy buena alternativa a Notion en algunos aspectos mejor.

Las computadoras ya son parte fundamental en muchos puestos de trabajo o tareas personales. Hay muchas aplicaciones esenciales que muchas personas usan diariamente desde el sistema operativo y sus aplicaciones integradas, aplicaciones ofimáticas para la edición de documentos o herramientas de comunicación de correo electrónico o de mensajes.

Los clientes de correo electrónico no sólo permiten leer el correo electrónico sino que además añaden la función de agenda que permite anotar en el calendario reuniones, citas y su duración para reservar su tiempo. Además permiten establecer recordatorios de preaviso para los eventos anotados.

Otras herramientas permiten comunicarse de forma mucho más inmediata que con el correo electrónico con herramientas de mensajería instantánea de forma individual o con grupos de personas en canales públicos que otras personas puedan ver o en canales privados que nadie más pueda ver si no están en el grupo. Al igual que con el correo electrónico permiten compartir archivos e imágenes.

Los editores de documentos ahora tienen funciones para que varias personas colaboren en la edición de un documento al mismo tiempo.

Contenido del artículo

Herramientas de productividad y organización

Usar las aplicaciones adecuadas que faciliten la tarea o a organizarse suponen una mejora en la productividad tanto en la facilidad para realizar la tarea como en el tiempo empleado para completarla. A esta categoría pertenecen las aplicaciones de productividad.

Una función habitual en la categoría de productividad es tener una agenda en la que anotar información sobre cada una de las tareas que se está realizando. Anotar esta información permite que nada de lo anotado se pierda y tenerlo presente o recordarlo cuando es necesario.

Estas aplicaciones pueden ser utilizadas para uso personal pero también para grupos de personas con diferentes departamentos como ingeniería, producto, marketing diseño, recursos humanos, operaciones, … por diferentes organizaciones desde startups a empresas grandes.

A continuación incluyo tres aplicaciones que se utilizan para tener un registro de las tareas los aspectos más relevantes de cada una de ellas. Al final, incluyo una pequeña lista de aplicaciones alternativas a las presentadas.

Getting Things GNOME!

La aplicación Getting Things GNOME! es una aplicación de escritorio que ofrece la funcionalidad para gestionar listas de tareas, esto permite registrarlas, priorizarlas y tener el registro para centrarse en cada momento en las más prioritarias y más importantes. Esto permite aumentar la productividad y que el cambio de contexto de tarea sea más fácil.

Está diseñada para el entorno de escritorio GNOME siguiendo sus normas de estilos y disponible para el sistema operativo GNU/Linux como una aplicación de Flatpak.

GTG! destaca por ser una aplicación simple y fácil de usar que permite añadir etiquetas a las tareas, establecer colores a las etiquetas para destacar las tareas visualmente, asignar fechas de inicio a las etiquetas para ordenarlas según prioridad, añadir notas a las tareas con un editor de textos básico y crear subtareas.

Que esté unicamente disponible para GNU/Linux y no disponga de una versión web que permite compartir las tareas entre varios dispositivos son ventajas que tienen otras opciones.

Notion

Notion ha ganado en popularidad por incorporar varias novedades en la edición de las páginas que hace que sea mucho más versátil que un simple editor de documentos y le hacen una herramienta polivalente que sirve para múltiples propósitos.

Como editor de páginas o documentos incorpora las funcionalidades habituales de cualquier editor de documentos cómo establecer estilos y una amplia variedad de tipos de párrafos incluyendo listas de tareas y adjuntar tanto imágenes, archivos y otros tipos de contenidos como vídeos de YouTube.

Dos de las características destacadas de Notion son la incorporación de bases de datos que permiten recoger información en una tabla con varias columnas o campos e insertar varios registros en esa tabla. Posteriormente la información de la tabla se puede visualizar en diferentes vistas como en formato de tabla, en formato de panel Kanban, línea de tiempo, calendario o galería entre otras pudiendo personalizar los campos que se muestran en cada una y pudiendo establecer filtros para mostrar la información que se desee de la tabla.

Otra de sus características destacadas es su capacidad de que el contenido de un bloque se pueda visualizar desde varias páginas y si se edita se actualice en todas las páginas en la que está incluido. Esto permite que la información mantenga una única fuente de la verdad, sea coherente y esté siempre actualizada en todos los documentos. Esto es muy útil si se emplea Notion como una base de conocimiento.

Finalmente, ofrece una amplia variedad de plantillas de páginas preconstruidas con ciertos elementos y contenido ajustadas según el propósito de la página.

Notion es una aplicación de pago pero dispone de una opción de uso personal sin limitaciones importantes entre sus planes de precios. Tiene cliente web y de escritorio para múltiples sistemas operativos incluidos dispositivos móviles además de permitir la colaboración entre varias personas o entre todos los miembros de una organización.

ClickUp

ClickUp es una herramienta alternativa a Notion más centrada y preparada en la gestión de tareas, la colaboración en grupo, con características similares en la edición de documentos, algunas adicionales y en algunos aspectos mejor incluso que Notion.

Tiene un plan gratuito para uso personal no demasiado restrictivo y dispone de aplicaciones para dispositivos móviles. Los siguientes vídeos son una introducción a las funcionalidades que ofrece ClickUp.

Otras

Tanto Notion como ClickUp son herramientas de una nueva generación que añaden nuevas características a los más simples editores de textos. Estas nuevas características les hacen muy flexibles y les permiten integrar en una única herramienta varías específicas según el propósito con el ahorro de costes y simplificación y número de de herramientas diferentes usadas.

Otras opciones alternativas para la gestión de tareas y edición de documentos o notas son: