Ideas para mejorar mi productividad

Para un trabajo de oficina sentado delante de una pantalla durante unas 8 horas o más recomiendan tomarse descansos cada hora o media hora, moverse, hidratarse, levantarse de la silla y relajar la vista. Eso en el aspecto de bienestar.

Por otro lado, he buscado áreas en las que mejorar el aspecto de productividad personal y en el trabajo, y son varias las herramientas que he empezado a usar.

Google Keep

Las ideas y apuntes tanto personales como de trabajo se me ocurren en cualquier lugar y a cualquier hora, a veces por no apuntarlas tardo en recordarlas o se me olvidan. Hasta el momento he utilizado una libreta para de papel de tamaño A5.

Pero no siempre llevo la libreta encima. Lo que sí suelo tener siempre es el móvil así que he buscado alguna aplicación que me permita apuntar esbozos de ideas que me permitan desarrollarlas más tarde delante del ordenador.

La aplicación que estoy utilizando con el propósito de tomar ideas en notas es Google Keep. Tiene la opción de notas de texto, imágenes, recordatorios, añadir formato, etiquetas, archivar notas y listas.

Para mi propósito Google Keep me está siendo suficiente, me está siendo tan buena que tomo muchas notas que luego tengo que dedicar tiempo a desarrollar todas esas ideas. Sigo utilizando la libreta de papel ya que escribir me es más rápido y cómodo que el móvil. En realidad tengo una mezcla de ambas, en ciertas cosas utilizo más la libreta y en otras la aplicación del móvil.

Dependiendo de la nota la transformo en una tarea en Todoist o nota desarrollada o a desarrollar en Obsidian, que son dos herramientas que comento a continuación y que cada una tengo intención que me sirvan según mencionan como segundo cerebro.

Todoist

Es una aplicación para listas de tareas, así de simple. Las tareas se pueden agrupar en proyectos, secciones o temas y subtareas. Permite añadirles una fecha para realizarlas, dividirlas en subtareas, ponerles una prioridad, etiquetas y en la opción de pago de Todoist algunas opciones más.

Todoist es una de las herramientas que hay con el propósito de listas de tareas, he optado por esta porque tiene aplicación del móvil, aplicación para GNU/Linux como Flatpak y para macOS.

Divido las tareas en dos proyectos, Mis cositas para las tareas personales y Las cositas de otros para las tareas de trabajo. Y dentro de esas en diferentes secciones como Salud, Productividad, Casa, Ocio, Ordenador y Otros.

En el poco tiempo que llevo usando Todoist ya me ha servido para organizar tareas pendientes y hacer varias de ellas en un tiempo corto para lo que estaba habituado. Los métodos de productividad siguientes no son exclueyentes es posible utilizar ideas de varios y no hay uno mejor que otro sino uno que mejor se adapta a uno.

• ¿Qué método de productividad es el más adecuado para ti?

Obsidian

Algunas de las notas de Google Keep se transforman en notas en Obsidian que es una herramienta orientada a crear una base de conocimiento, pudiéndo utilizar para temas personales o de trabajo.

En el caso de trabajo uso Google Keep, Todoist y Obsidian como una forma de guardar en privado todo lo que no guardo en las propias herramientas colaborativas proporcionadas por la empresa.

Permite guardar notas de reuniones, conocimiento sobre cada tema, un diario y muchas cosas más para las que hay plantillas y complementos que se pueden añadir a la aplicación. Está diseñada para relacionar esas notas entre ellas con enlaces entrantes, salientes, en directorios y etiquetas que se pueden anidar y añadir imágenes.

Aún tengo que buscar alguna plantilla para tomar notas de reuniones y seguir aprendiendo en como mejorar el conocimiento para que quede bien organizado y sea fácil de encontrar.

• Obsidian, una herramienta para almacenar conocimiento

Pomodoro

Una de las fuentes de poca productividad son las distracciones. En la lista métodos de productividad de Todoist hay varias técnicas para realizar tareas y mejorar la productividad. Una de ellas es la de pomodoro.

La técnica de pomodoro es reservar un tiempo de calidad para estar centrado en una tarea sin distracciones. Una vez acabado el tiempo reservado se realiza un descanso, se atienden a esas notificaciones o distracciones ignoradas en el pomodoro y finalmente se programa otro pomodoro.

Compré un reloj con cuenta atrás para tomar la medida de cuánto tiempo le queda por ejemplo de hacer la comida pero me ha gustado tanto que lo voy a utilizar también como reloj para los pomodoros. Me gusta porque es muy fácil de poner el tiempo con sus diferentes botones. También tiene cronómetro, alarma cuando la cuenta atrás termina, aviso de un minuto restante y reloj. Tiene un imán para colocarlo en el frigorífico.

Adicionalmente, para evitar distracciones en Firefox separaré en dos perfiles las cuentras personales e historial de nevegación y las profesionales.

Podría utilizar y he estado utilizando el móvil pero me es más incómodo. Este es el reloj de cocina, mi nuevo gadget preferido al que empiezo a adorar, estoy casi por comprarme uno segundo.

• Reloj de cocina para pomodoros

Bienestar

Recomiendan tomar descansos de unos minutos regularmente cada hora o cada media hora. GNOME en las opciones de Bienestar y Reminders en macOS permiten establecer recordatorios para los descansos. El de GNOME no permite muchas opciones 3 minutos de descanso cada 30 minutos, preferiría que fuera más configurable con opciones a cada 45 minutos o cada hora.

Reservar tiempo

Voy a reservarme con un evento en el calendario de trabajo tiempo para:

• Hacerme la comida, cuando no tengo o quiero algo congelado o de despensa, algo que no requiere cocinar o preparar con tiempo. Prepararla para tenerla lista a la hora de comer, sino acabo comiendo tarde y a deshoras por eso de cuando termine esto voy, y luego terminado surge algo más.
• Comer, ya que hay gente que aprovecha las horas de comida para convocar reuniones.
• Tareas de investigación y formación, que son tareas que en la planificación de scrum por puntos no se suele tener en cuenta o tener un tiempo para investigar y explorar ideas que pueden ahorrar un montón de tiempo con una inversión de tiempo ridícula.
• Preparar reuniones por mi cuenta aquellas que no se facilite prepararlas previamente a otras personas.

Conocer el sistema y herramientas

Organizar las ventanas y los espacios de trabajo ayuda a tener las actividades ordenadas y es algo que suelo utilizar. Estas son las combinaciones de teclas para las acciones más comunes que realizo. En Configuración > Teclado > Atajos de teclado están los atajos de GNOME. En macOS me instalaré la aplicación Rectangle y en su página web están cada unas de las opciones.

• Alinear ventana a la mitad izquierda o derecha de la pantalla, para tener dos ventanas una al lado de la otra.
  • GNU/Linux: Super + Flecha Izquierda, Super + Flecha Derecha
• Maximizar una ventana.
  • GNU/Linux: Super + Flecha Arriba
• Cambiar de espacio de trabajo.
  • GNU/Linux: Super + Alt Izq + Flecha Derecha
  • GNU/Linux: Super + 1, Super + 2, Super + 3
• Mover una ventana al espacio de trabajo de al lado.
  • GNU/Linux: me he configurado el atajo de teclado con Super + Shift + 1, Super + Shift + 2, Super + Shift + 3

Estas son las del entorno de escritorio pero podría mencionar también conocer más en profundidad Slack, Jira, GitHub, IntelliJ, …

Aprovechar la IA

Es sorprendente cómo es capaz la IA de procesar el lenguaje natural y realizar acciones complejas. La he utilizado para convertir una lista de dependencias de Gradle a un catálogo de dependencias de Gradle, no es perfecta y algunas cosas requiere revisar y corregir pero la mayor parte del trabajo la hace la IA, con el consiguiente ahorro de tiempo. Para algunas preguntas y respuestas es más sencillo realizar la pregunta y directo obtener la respuesta que utilizar un buscador y acceder a alguna página web donde buscar la respuesta con suerte.

La utilizaré para realizar algunas acciones mecánicas como la comentada y en GitHub para los pull requests y code reviews. En Jira para organizar las descripciones y mejorar el formateo.

• duck.ai
• Google Gemini
• Microsoft Copilot
• GitHub Copilot

Eso, y más cositas que seguiré cambiando.

Aunque usar todo esto puede que siga no siendo suficiente, una cosa el tener un plan y luego recibir el primer golpe, también hay otros aspectos relevantes como poner límites, comunicación asertiva, peopleware y politics, ciertos pensamientos y comportamientos dañinos.

¿Te dan ideas estás prácticas que he empezado a usar? ¿Haces alguna práctica que te ayude en el aspecto de bienestar y productividad? Me gustaría conocerlas, no te la guardes, deja un comentario abajo para que las conozca.